Co říká věda o navrhování akcí?

Eudora Bangura a Miju Choi, výzkumnice z Leeds Beckett University a Gangneung-Wonju National University, provedly rozhovory se 14 odborníky z oboru eventů ve Velké Británii. Výsledky? Úspěch akce je důsledkem spojení tří klíčových prvků: efektu „wow”, spolupráce s klienty a dovedného využití sociálních médií. Studie ukázala, že klienti již nechtějí být pouze příjemci akce jako takové, ale stále častěji chtějí přispět k návrhu a plánu akce. To znamená, že organizátoři by měli být otevření spolupráci, ale také umět vést klienta procesem vytváření akce – od koncepce, přes výběr dekorací, až po finální výsledek.   Jaké další závěry vyplývají ze studie?

1. Efekt „wow” je prioritou – dekorativní prvky, vzhled stánku, např. eventový stan, překvapení a technologie.
2. Sociální média formují trendy – inspirace čerpané z Instagramu nebo TikToku ovlivňují očekávání klientů.
3. Rozpočet a plánování – protože i ta nejkreativnější vize vyžaduje solidní finanční a organizační základy.

Jak převést teorii do praxe?Každá akce začíná od koncepce, ale detaily dělají to, co se zapíše do historie. Co je dobré zohlednit?

Scénografie a dekorace jsou klíčem k správné atmosféře

Souhlasíte se mnou, že první dojem je absolutním základem úspěchu každé akce? Vezměme si na paškál eventový stan. Nemusí být jen útočištěm před sluncem a deštěm. Je to prvek scénografie. Ať už ve tvaru hvězdy, kupole nebo klasického obchodního stanu. Správná forma a design ovlivňují to, co si účastník pomyslí. V kombinaci s osvětlením, lampičkami a dekoracemi dodává akci správnou atmosféru. Promyšlená aranžmá zcela změní vzhled a atmosféru události. Teď úkol pro vás. Podívejte se na níže uvedenou kompozici. Dělá dojem, že?  

  Co říkáte? Vyvoláte efekt “wow”? Nebo necháte účastníky akce projít kolem?  

Personalizace a co-kreace

Chcete, aby se účastníci cítili součástí akce? Dejte jim možnost interakce. Můžete to vytvořit prostřednictvím:

• Kreativních zón, kde mohou přidat něco od sebe (např. personalizovat gadgety)
• Hlasování o výběru atrakcí na další akci
• Personalizované fotografické stanice, kde si mohou vybrat pozadí a filtry

Storytelling v organizaci akcí

Akce nejsou jen uspořádaný harmonogram, ale… Soudržný příběh! Ten vede účastníky k jedinečným zážitkům. Dobře vyprávěný příběh promění obyčejnou akci ve skvělý zážitek. Když se účastníci stanou součástí příběhu, více se zapojují do akce, pamatují si ji déle a rádi sdílejí své dojmy na sociálních médiích a se svými přáteli. A nic nepřitahuje více než spokojený účastník, který doporučuje akci ostatním :).

Překvapení

Psychologie jasně říká, že si nejvíce pamatujeme to, co jsme nečekali. Dobře naplánované překvapení, jako náhlý příchod umělce, DJ, změna scénografie během akce, nebo dokonce malý dárek na závěr, způsobí, že si účastník akci zapamatuje déle.

Sociální média a influenceři jako… Klíčový prvek navrhování akcí?

Sociální média, kromě toho, že mohou být místem mnoha inspirací (možná některé z nich zrealizujete u sebe?), jak název napovídá – jsou sociální. Díky nim můžete interagovat se svými účastníky a spoluvytvářet akci. Vytvářejte ankety, pokládejte otázky a zavádějte pravidelnou interakci s potenciálními návštěvníky.Influenceři také hrají důležitou roli v organizaci akcí. Mají loajální komunity, kterým doporučují akce. Jejich názory ovlivňují rozhodování účastníků a mohou výrazně zvýšit počet účastníků. Je však důležité přizpůsobit jejich image charakteru akce, aby byla zajištěna autenticita a důvěryhodnost sdělení.

Komunikace v procesu navrhování akcí

Pravidelná setkání s týmem, otevřenost k návrhům a aktivní naslouchání klientovi umožňují spoluvytváření akce a přizpůsobení ji potřebám účastníků. Dobrá komunikace buduje důvěru, což se promítá do plynulé realizace a výjimečných zážitků pro účastníky akce.